پرزنتیشن چیست؟

احتمالا اولین سوال شما این هست که پرزنتیشن چیست و بعد این که چطور می توان یک پرزنت خوب و عالی داشت. قبل از هرگونه توضیحی ابتدا یک پرزنتیشن عالی که مربوط به نحوه پرزنت کردن تلفن همراه آیفون، از استیو جابز(مدیر سابق شرکت اپل) را ببینید که چگونه با یک ارائه خوب و عالی به مخاطبین هیجان خاصی می دهد. البته می توانید کل این فیلم را که مدت زمانی حدود 50 دقیقه است را از اینترنت دانلود کنید.

واما داستان نوشتن این مقاله…

اولین باری که واژه پرزنت یا پرزنتیشن (Presentation) را شنیدم مربوط به ترم اول دانشگاه بود که استاد از ما خواست در درس مربوطه یک پرزنت داشته باشیم. از نگاه های دانشجویان مشخص بود که تقریبا اکثریت با این واژه آشنایی چندانی ندارند و سوالشان این بود که پرزنتیشن چیست و البته از نظر استاد کاملا بدیهی بود. الان چند سالی از آن زمان می گذرد و آنقدر با این واژه مانوس شدم که فراموش کردم روزی پرزنتیشن و دنیای آن چقدر برایم ناشناخته بود. چند روز قبل که نظرات برخی دوستان را در فضای مجازی در مورد پرزنتیشن و نحوه پرزنت کردن را مطالعه می کردم تصمیم گرفتم برای رفع ابهام و پاسخ به پرسش های آن ها مقاله ای مختصر و جداگانه در مورد آن بنویسم.

اگر بخواهم از همین ابتدا خیالتان را راحت کنم باید بگویم که پرزنتیشن در واقع همان ارائه مطلب است.

با این تعریف طیف وسیعی از افراد در حال پرزنت کردن و یا ارائه مطلب هستند. اساتید دانشگاه، دانشجویان معلمان، مبلغان، سخنرانان و هر فردی که به نحوی در حال آموزش دادن هست را در بر می گیرد.

حال تصور کنید که این قشر از افراد مهم جامعه با نحوه صحیح ارائه مطلب یا پرزنتیشن آشنا نباشند (که متاسفانه تا حدودی این طور هم هست) چه اتفاقی می افتد؟؟ پاسخ با خودتان

اما برای این که یک پرزنتیشن خوب داشته باشید چه کار باید کرد؟ مقالات زیادی در همین وب سایت وجود دارد که با مطالعه آن ها می توانید دید خوبی پیدا کنید و یا می توانید محصول صد و یک اشتباه رایج در ارائه سمینار را تهیه کنید. اما به طور مختصر و مفید شما در مرحله اول باید تکلیف خودتان را با خودتان روشن کنید و یک هدف دقیق و مشخص داشته باشید. پس به این سوالات پاسخ دهید:

آیا می توانید موضوع خود را در یک خط کوتاه بیان کنید؟

آیا می توانید در سه دقیقه به فردی بگویید که اصل مطلب چیست؟

در پایان چه چیزی را می خواهید به دست آورید؟ نمره، معرفی خود، فروش کالا، جذب مشتری، رضایت مخاطبان و…

در مرحله بعد در صورتی که قصد دارید با پاورپوینت ارائه خود را انجام دهید یک ساختار به ارائه خود بدهید یعنی:

چه می خواهید بگویید؟(محتوا که در بالا نیز صحبت شد)

چگونه بیان می کنید؟(فن بیان شما)

چگونه نمایش می دهید؟(اسلایدهای شما)

اگر شما بتوانید هر سه مورد بالا را به خوبی اجرا کنید یک پرزنتیشن ناب و عالی خواهید داشت و در صورتی که هر کدام از سه مورد بالا را رعایت نکنید به همان اندازه کار شما بی کیفیت تر خواهد شد.

پرزنتیشن انواع مختلفی دارد که در ادامه با انواع مختلف آن آشنا می‌شوید.

پرزنتیشن رسمی چیست؟

این نوع از پرزنتیشن کاملاً به سبک رسمی برگزار می‌شود.

به این صورت که شما باید به روی سن بروید و سپس خدمات، محصولات و یا ایده‌های خود را به صورت کامل توضیح دهید.

این توضیح باید به گونه‌ای باشد که حضار بتوانند از طریق توضیحات شما با کلیه مشخصات محصولات یا خدمات آشنا شوند. همچنین به درک درستی از ایده‌های شما برسند.

معمولاً پرزنتیشن رسمی شامل موارد زیر می‌شود:

• کارشناسان فروش یا مهندسانی که باید ویژگی‌های محصولات و خدمات جدید خود یا یک شرکت را برای کارفرماها و سایر مشتریان به طور کامل توضیح دهند.
• سمینارهایی که به صورت عمومی برگزار می‌شوند. هدف از این سمینارها برگزاری کارگاه یا یک کلاس تکمیلی است.
• دفاع از پایان نامه نیز در دسته پرزنتیشن‌های رسمی قرار می‌گیرد.

پرزنتیشن غیررسمی  چیست؟

نام این نوع از پرزنتیشن نشان می‌دهد که به صورت غیر رسمی انجام می‌شود. در حقیقت برای انجام این نوع از پرزنتیشن نیاز به سن، لباس‌های رسمی و حتی بیانی رسمی ندارید.

بسیاری از ما در کارهای روزمره و عادی خود در حال ارائه پرزنتیشن به افراد مختلف هستیم، بدون اینکه خود متوجه باشیم.

به عنوان مثال در پارک نشسته‌ایم و یا در حال قدم زدن همراه با شخص دیگری هستیم و در عین حال مطلبی را به او ارائه یا پرزنت می‌کنیم.

معمولاً پرزنتیشن‌های غیر رسمی به صورت رد و بدل اطلاعات و یا صحبت‌های محاوره‌ای خواهد بود.

پرزنتیشن آماده چیست؟

بعضی از دانشجویان تنها به دنبال کسب مدرک هستند نه اعتبار علمی.

به همین دلیل از پرزنتیشن آماده استفاده می‌کنند.

اما پرزنتیشن آماده چیست؟

این روزها بسیاری از دانشجویان دکترا و یا افرادی که در زمینه نوشتن پایان‌نامه و رساله دکترا تخصص دارند، اقدام به نوشتن پایان نامه برای افراد دیگر می‌کنند.

این افراد در ازای نوشتن پایان نامه و یا رساله مبلغ هنگفتی دریافت می‌کنند.

سپس مراحل ارائه و پاور پوینت آماده را برای دانشجو توضیح می‌دهند تا او بتواند در جلسه دفاع حاضر شود.

پس پرزنتیشن آماده به پرزنتیشنی گفته می‌شود که توسط افرادی غیر از دانشجو آماده شده باشند.

ارائه پرزنتیشن آماده شاید باعث گرفتن مدرک تحصیلی با پایان نامه شود. اما به نحو زیادی باعث می‌شود دانشجو نتواند بار اطلاعاتی خود را در رشته مورد نظر افزایش دهد.

ساختار پرزنتیشن را چگونه نظم‌دهی کنیم؟

حتماً شما هم با افرادی مواجه شده‌اید که در صحبت‌های روزانه خود از این شاخه به آن شاخه می‌پرند.

این کار در درجه اول باعث می‌شود تا مخاطب شما این تصور را داشته باشد که اطلاعات شما در این زمینه کامل نیست.

همچنین مخاطب از اینکه یک موضوع را به صورت کامل توضیح نمی‌دهید گیج، سردرگم و حتی شاید عصبانی شود.

نظم دادن به ساختار پرزنتیشن باعث می شود که ما مخاطب رو روی هوا رها نکنیم و از ابتدا در مسیری درست و هموار قرارش دهیم، همراهیش کنیم و او را به مقصد برسانیم.

در حقیقت باید ابتدا، وسط و پایان ارائه را برای مخاطب خود مشخص کنید.

ضرورت داشتن جذابیت کلامی در پرزنتیشن

اجرای درست پرزنتیشن از نظر کلامی اهمیت بسیار زیادی دارد. تصور کنید شما در حال شنیدن یک ارائه هستید و در عین حال به دلیل سخنرانی کسالت بار فرد سخنران مدام خمیازه می‌کشید. یا حتی بدتر سر خود را روی میز گذاشته و خوابتان برده است.

اگر می‌خواهید یک پرزنتیشن عالی داشته باشید، قبل از آن باید جذابیت کلامی خود را افزایش دهید.

باید به گونه‌ای صحبت کنید که مخاطبان مسحور شما شوند. نه اینکه جلسه را ترک یا مدام به ساعت خود نگاه کنند.

حتی اگر شما بهترین مطالب را هم آماده کرده باشید، در صورت نداشتن جذابیت کلامی نمی‌توانید روی مخاطب خود تاثیر بگذارید.

در برگزاری پرزنتیشن باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

رعایت نکات مهم زیر در پرزنتیشن به شما در یک ارائه بهتر کمک می‌کند.

• پرزنتیشن شما باید به گونه‌ای باشد که همه افراد بتوانند آن را درک نمایید. استفاده از لغات و اصطلاحات تخصصی باید به گونه‌ای باشد که افراد تخصص لازم برای درک این اصطلاحات و لغات را داشته باشند.
• استفاده از کلمات قلمبه سلمبه شاید فقط برای با کلاس نشان دادن جالب باشد، اما اگر بیشتر از چند بار استفاده شود، ممکن است مخاطب را خسته و یا نوعی خود برتری را به مخاطب القا نماید.
• صدای شما باید واضح و رسا باشد. به گونه‌ای که همه افراد بتوانند حتی در انتهای سالن صدای شما را به خوبی بشناسند.
• تهیه یک اسلاید حرفه‌ای و جذاب از اهمیت زیادی برخوردار است.
• ارائه پرزنتیشن به صورت داستان به شما در جذب مخاطبان کمک زیادی می‌کند.

هدف خود را مشخص کنید.

مشخص کردن هدف از پرزنتیشن بسیار اهمیت دارد.

در حقیقت قبل از ارائه پرزنتیشن باید هدف خود را از این کار مشخص کنید.

مشخص کردن هدف به مخاطبان شما این حس را می‌دهد که آگاهی و اطلاعات کامل درباره موضوع مورد نظر را دارید.

مخاطبان خود را بشناسید.

شناخت مخاطبان پرزنتیشن به شما در ارائه بهتر به مخاطبان کمک می‌کند.

شما پرزنتیشن را برای چه کسانی آماده می‌کنید؟

بله برای مخاطبان خود…

پرزنت شما باید برای مخاطبان و شنوندگان دلپذیر باشد. در حقیقت باید به زبان شنوندگان با آنها صحبت کنید.

به همین دلیل مخاطب در پرزنتیشن یکی از ارکان مهم است که باید به آن توجه کنیم، و مطالبی که قرار است پرزنت کنیم بر اساس خصوصیات مخاطب انجام بدیم. به عنوان مثال باید ویژگی‌هایی مانند میزان تحصیلات، میزان علاقه آنها به مطلب، وضعیت مالی، بازه سنی مخاطبان، جنسیت مخاطبان، وضعیت شغلی، سمت و…را بسنجید و بشناسید.

پیدا کردن منابع معتبر

پیدا کردن منابع معتبر برای داشتن یک پرزنت عالی بسیار لازم و ضروری است.

منابع معتبر معمولاً در کتب دانشگاهی، سایت‌های مرجع یا رفرنس و…یافت می‌شود.

اما یکی از بهترین راه‌های پیدا کردن منابع معتبر صحبت با افرادی است که قبلاً در این زمینه پرزنت ارائه کرده‌اند.

به خاطر همین موضوع استادان معمولاً به دانشجویان خود توصیه می‌کنند که رفرنس‌ها و منابع خود را به دانشجویان جدید ارائه دهند.

نرم افزارهای مورد استفاده در پرزنتیشن

برای آماده کردن پاورپوینت و ارائه پرزنت می‌توان از نرم افزارهای زیادی استفاده کرد:

اما در ادامه با نرم افزارهایی که بیشتر استفاده می‌شوند، آشنا می‌شوید.

1. نرم افزار پاورپوینت

شما با استفاده از این نرم افزار به راحتی می‌‌توانید، پاورپوینتی با تصاویر جذاب و حتی صدا بسازید و ارائه کنید. رنگ‌های زمینه این نرم افزار به شما امکان تولید هر اسلاید را با توجه به سلیقه خودتان می‌دهد.

2. نرم افزار آنلاین پرزی

این نرم نیز برای تهیه اسلایدهای شما مناسب است. اما کار کردن با آن پیچیده‌تر از پاورپوینت است.

3. نرم افزار کی نوت

این نرم افزار قابل نصب در سیستم عامل مک است. عملکردی شبیه پاورپوینت دارد.

کلام آخر:+

پرزنتیشن چیست؟ پرزنتیشن در حقیقت یک نوع ارائه مطلب به افراد دیگر است. برای این ارائه شما باید اطلاعات کافی داشته باشید. این اطلاعات را می‌توانید از منابع معتبر مانند کتاب‌ها، سایت‌های مرجح، افراد صاحب دانش و تجربه در این زمینه و… کسب نمایید.