چگونه در کنفرانس یک شروع خوب داشته باشیم؟

درصد زیادی از موفقیت شما در شروع کنفرانس به عملکرد شما قبل از ارائه باز می گردد. این که چطور و چه قدر تمرین و چه برنامه ریزی برای شروع کنفرانس داشته اید.

اما مطالبی که در این مقاله بیان شده می تواند به شما کمک کند که شروع کنفرانس خوبی داشته باشید. اما قبل از آن بهتر است به این دو سوال پاسخ دهیم :

چرا شروع کنفرانس سخت است؟

خب، مهمترین دلیل ترس از صحبت کردن در مقابل جمع است که در شروع کنفرانس به اوج خود می رسد و سپس پایین می آید. از این که همه به شما نگاه می کنند، از این که تپق بزنیم و ضایع شویم و …

راهکار هایی برای این کار در دوره رایگان ارائه موفق آورده شده که با عضویت می توانید همراه با چند فایل دیگر آن را دانلود کنید.

و اما چرا شروع کنفرانس خیلی مهم هست؟

خوشبختانه و یا متاسفانه مغز ما دوست دارد برای حفظ بقای بدن کمترین میزان انرژی را مصرف کند. به همین خاطر وقتی که فردی قرار است سخنرانی کند  مغز شما در کمتر از 30 ثانیه راجع به آن فرد تصمیم گیری می کند که آیا ارزش این را دارد که به صحبت های آن فرد گوش دهم یا نه.

و اما نکته جالب اینجاست که این تصمیم گیری سریع بر اساس محتوای کلام فرد نیست بلکه مغز از موارد دیگری تاثیر می پذیرد. در همان ثانیه های اول مغز پاسخ پرسش های زیر را پیدا می کند و تصمیم نهایی را اتخاذ می کند.

• آیا حالت فیزکی سخنران حاکی از اعتماد به نفس و تسلط بر موضوع هست یا برعکس؟
• پوشش سخنران مناسب است؟
• حالت چهره او چگونه هست؟ عصبی و یا با یک لبخند؟
• چطور وارد صحنه سخنرانی شد؟ با اقتدار؟ (البته نباید حس  غرور القا کند)
• آیا صدای او می لرزد و بریده بریده صحبت می کند؟

همان طور که در سوال های بالا مشاهده کردید در چند ثانیه اول فقط ظاهر فرد بررسی می شود و محتوای کلام اهمیت چندانی ندارد.(البته در این مرحله)

به طور خلاصه در ابتدا سخنران مهمتر از سخنرانی هست. خب، پس موارد بالا را با تمرین حل کنید که مراحل تمرین  صحیح نیز در محصول صفر تا صد دفاع از پایان نامه آورده شده است.

سوال بسیاری از افراد این هست که دقیقا در ابتدا چه باید بگوییم؟

پاسخ این هست که بستگی به شرایط متفاوتی دارد. اینکه مخاطبان شما چه کسانی هستند؛ کودک یا میان سال.

و یا این که موضوع بحث شما چه هست و …

به طور کلی می توانید از مطالب زیر استفاده کنید:

• کاملا ساده

در این روش با گفتن یاد و نام خدا و سلام کنفرانس خود را شروع می کنید. همچنین این روش برای افرادی که نخستین بار کنفرانس دارند مفید هست و از استرس اولیه آن ها می کاهد.

مثلا: به نام خدا و با سلام ؛ خوشحالم که در خدمت شما هستم. موضوعی که قرار است در مورد آن صحبت کنیم درمورد…

و یا این طوری می گوییم که : به نام خدا و با کسب اجازه از (اساتید محترم – بزرگان مجلس – آقای فلانی  و …) صحبت را در مورد …. شروع میکنم.

• داستان گویی

اهمیت ،جذابیت و قدرت داستان گویی بر کسی پوشیده نیست. خودتان هم به احتمال زیاد مجذوب سخرانی هایی شده اید که با یک داستان شروع شده اند. سعی کنید یک داستان مرتبط با بحث پیدا کنید.

این داستان می تواند یک تجربه شخصی شما و یا حتی در صورتی که قصد آموزش دارید ساختگی ولی آموزنده باشد.

یک سال پیش زمانی که می خواستم در کنفرانسی شرکت کنم خیلی استرس داشتم و اون شب تا صبح خوابم نبرد. مدام مطالب را در ذهنم مرور می کردم. قرار بود یکی از بزرگترین سرمایه داران برای اخذ قراردادی در جلسه حضور پیدا کند. در صورتی که این قرار داد حاصل نمی شد شرکت در آستانه ورشکستگی قرار می گرفت. چشم امید تمام اعضای شرکت به سخنرانی من بود که بتواند نظر فرد سرمایه دار را جلب کنم. سعی کردم که اعتماد به نفس خودم را حفظ کنم. با تشویق حضار پشت تریبون قرار گرفتم هنوز چند دقیقه از شروع صحبت هایم نگذشته بود که برق سالن قطع شد همه افراد شرکت نگران این بودند که نکند فرد سرمایه دار ناراضی باشد. زمان به سختی می گذشت ناگهان فکری به ذهنم رسید…

خب این یک داستان بود که فی البداهه به ذهنم رسید. احتمالا شما آن را خواندید و منتظر نتیجه آن بودید. شما می توانید داستان های جذاب تری نیز بیان کنید.

• اشعار

اکثر افراد از این روش بهره می گیرند. می توانید متناسب با شرایط یک بیت شعر بخوانید.

مثلا من به این بیت شعر علاقه مندم:

اشعار فراوانی وجود دارد که شما می توانید آن را پیدا کنید. موارد دیگری نیز وجود دارد که می توانید از آن استفاده کنید که عبارت اند از آیه، حدیث، جمله زیبا و …

• سکوت

گاهی وقت ها می توان در ابتدا هنگامی که قرار شد شروع به صحبت کنیم چند ثانیه سکوت کنیم. با این کار حتی افرادی که در حال صحبت کردن هستند سکوت می کنند و همه منتظر این هستند که ببینند شما چه چیزی قرار است بگویید.

• پرسیدن سوال

مثلا : چند نفر در این جمع سابقه حضور در بورس دارند؟ با این کار ذهن مخاطب را به کار می گیرد.

• طرح مشکل

اگر بتوانید مهمترین مشکل مخاطب را شناسایی و در شروع کنفرانس بگویید برگ برنده با شماست چرا که به دقت به صحبت های شما گوش می دهد که پاسخ را بیابد.

مثلا: یکی از مهمترین مواردی که افراد در سخنرانی با آن مواجه هستند مسئله ترس از سخنرانی هست.

• دادن آمارهای تکان دهنده

مثلا: تحقیقات دانشگاه …. نشان داده است که از بین هر 1000 کودک متولد شده 3 نفر از آن ها استعدادی شبیه به انشتین دارند.(البته این یک مثال هست)

• از مشترکات صحبت کنید.

اگر در ابتدا چیزی بگویید که کاملا مغایر پیشفرض های مخاطب باشد به احتمال زیاد شما را نادیده می گیرند. حتی اگر قرار است چنین چیزی بگویید حداقل در ابتدا نگویید و اول از مشترکات صحبت کنید.

• موارد ممنوعه

بی جهت شکسته نفسی و عذرخواهی نکنید. برخی از افراد طبق عادت شروع به گفتن این موارد می کنند.

مثلا: با عرض پوزش از این که وقت شما را می گیرم و یا تا زمانی که استاد فلانی هستند من حقیر در مقابل ایشان حرفی برای گفتن ندارم.

با تمام این موارد نکته مهم که نباید از آن غافل شد این هست که باید بتوانید کل کنفرانس خود را در یک جمله بگویید. در واقع هدف سخنرانی خود را به طور شفاف بیان کنید.

متاسفانه این جمله در پایان برخی سخنرانی ها و کنفرانس ها بین حضار می چرخد که” ما که نفهمیدیم چی گفت.” و یا “خودش هم نمی دونست که دارد چی می گه.” این موارد زمانی به وجود می آید که سخنران نتوانسته یک هدف واضح برای خود در مرحله اول و در مرحله دوم برای مخاطبان تعریف کند.

امیدوارم که ازاین مقاله استفاده ببرید. موفق و شاد باشید.

در صورتی که می خواهید یک دفاع عالی و موفق داشته باشید می توانید روی تصویر زیر کلیک کنید.

برای آماده کردن سخنرانی چقدر زمان لازم است؟

روزی، مدیر یک جلسه با یکی از سخنرانان معروف تماس گرفت تا برای زمانی مناسب از او وقت بگیرد. اولین سوالی که مدیر جلسه پرسید، این بودکه: ((چقدر دستمزد می خواهید؟))

سخنران جواب داد: بستگی به طولانی بودن جلسه دارد و اینکه شما چقدر می خواهید من صحبت کنم. از طرفی مدت زمانی که برای آمادگی در این جلسه وقت می گذارم.)) سپس مدیر پرسید: ((چقدر برای سی دقیقه سخنرانی پیشنهاد می دهید و چقدر برای این زمان آمادگی لازم دارید؟))

سخنران پاسخ داد: ((برای سی دقیقه تقریبا هفت تا هشت ساعت زمان آمادگی لازم است و مبلغ پنجاه هزار دلار.)) مدیر بسیار متعجب شد و پرسید  : ((برای نصف روز چقدر دستمزد می گیرید و چقدر آمادگی لازم دارید؟)) او جواب داد: برای نصف روز، تقریبا سه تا چهار ساعت و چهار هزار دلار دستمزد.))

مدیر باز گفت : ((و برای یک روز کامل چقدر؟ مبلغ دستمزد؟)) او پاسخ داد)) سه هزار دلار!))  مدیر جلسه پرسید )):چقدر آمادگی لازم است؟)) سخنران پاسخ داد : ((اگر قرار باشد یک روز کامل صحبت کنم حاضرم همین حالا کارم را شروع کنم))

نکته مهم این است که هرچه زمان سخنرانی کمتر باشد، کار مشکل تر خواهد بود. هدف از این داستان این است که مدت زمان سخنرانی کمتر، نیازمند آمادگی بیشتر و داشتن اطلاعات درباره نکات و موضوعاتی ست که قصد دارید ارائه دهید. دراین زمان محدود باید مطالب اساسی و مهم را عنوان کنید.

اگر زمانی که برای سخنرانی در اختیار شما قرار داده اند، بیست دقیقه است باید کاملا هوشیارانه ومنطقی روی نکات اصلی و اساسی پیام خود تمرکز کنید.

اولین شنوندگان من در سالهای قبل هفت نفر بودند، اما با گذشت زمان، این تعداد به بیست و پنج هزار نفر رسید. تا به حال در بعضی مکان ها برای سی پنج هزار نفر و در بعضی مکان ها برای هشتادو سه هزار نفر صحبت کردم.

بسیاری از سمینار های من بیست دقیقه ای و سه چهار روز است. هر سخنرانی تقریبا در نوع خود باید همراه با آمادگی دقیق و با جرئیات کامل باشد. هر چه تعداد شنوندگان بیشتر باشد، به طور قطع نیاز و درخواست ها از شما بیشتر می شود. سخنرانی برای جمعی بزرگ با سخنرانی برای جمعی کوچک، متفاوت است.

 

 

منبع: قدرت بیان (برایان تریسی)

مترجم: مریم کاویانی

اشتباهات جلسه ارائه سمینار

صبح یکی از روزهای اردیبهشت برای شرکت در یک سمینار آموزشی دعوت شده بودم. وقتی به مکان مورد نظر رسیدیم حدود نیم ساعت طول کشید تا سخنران تشریف آوردند. و پس از دعوت مجری، سمینار خود را آغار کردند.

حدود ۵ دقیقه که از سمینار گذشت احساس کردم محتوای مطالب پربار نیست. به همین خاطر تصمیم گرفتم برای اینکه از این سیمنار دست خالی برنگردم و همچنین تجربیات این جلسه را نیز با شما در میان بگذارم ایراداتی که وجود داشت را یادداشت کنم.

به همین خاطر قلم وکاغذی برداشتم و شروع به نوشتن کردم. و امیدوارم دیگران این اشتباهات رایج را تکرار نکنند.

 

• نحوه ایستادن

در ابتدا پشت میز نشستند و صحبت خود را آغاز کردند ولی یک دقیقه بعد مجددا ایستاده شروع به صحبت کردند درحالی که یک دست در جیب داشت و یک پای خود را جلوتر قرار داده بود که این باعث می شد حس مغرور بودن را ناخواسته به مخطبان القا کند. و در نهایت تصمیم گرفتند مجددا نشسته صحبت کنند.

نتیجه: از ابتدا تصمیم بگیرید که می خواهید نشسته یا ایستاده سمینار خود را ارائه کنید. در صورتی که ایستاده صحبت می کنید صاف بایستید یا کمی قدم بزنید.

• خطاهای آنتی ویروس

در طول سیمنار بارها آنتی ویروس و علامت اخطار بر روی صفحه مشاهده که عامل حواس پرتی بود.

نتیجه: قبل از شروع سیمنار نه تنها آنتی ویروس بلکه تمامی نرم افزارهایی که در بازه های زمانی اخطار می دهند را غیر فعال کنید و همین حالا روش غیر فعال سازی آنها را بیاموزید. در این رابطه خاطره ای بیان کردیم که می توانید به این فایل گوش کنید.

• پیدا نشدن فایل پاورپوینت

فرد ارائه دهنده برای اینکه فایل خود را پیدا کند چندین بار فایل های خود را بررسی کرد تا به نتیجه رسید. و این در حالی بود که همه منتطر ارائه سمینار ایشان بودند.

نتیجه: از ابتدا صفحه دسکتاپ خود را خالی کنید و فایل های مورد نظر خود را به صورت دسته بندی شده در صفحه دسکتاپ قرار دهید تا بتوانید پس از روشن کردن لپ تاپ به آسانی به آن دسترسی داشته باشید.

• اسلاید های بدون عکس

هر چه از زمان سیمنار می گذشت تعداد افراد بیشتری نگاه خود را از اسلاید ها برمی داشتند و توجهات کمتر می شد چون هیچ عکسی برای نمایش در اسلایدها وجود نداشت.

نتیجه: اسلاید بدون عکس، اسلایدی بی روح است. سعی کنید از تصاویر و شکل های مناسب با موضوع، در هر اسلاید استفاده کنید تا حاصل کار شما بهتر به چشم بیاید.

• اسلایدهای پر از نوشته

یکی از موارد اشتباهی که بیشتر افراد در ارائه های خود انجام می دهند این است که محیط word را با پاورپوینت اشتباه می گیرند و هر انچه را که می خواهند بگویند در پاورپوینت می نویسند. در این سیمنار نیز شاهد اسلایدهای پر از متن و نوشته بودیم که خواندن همه آن ها سخت به نظر می رسید.

نتیجه: در هر اسلاید فقط چند جمله یا واژه کلیدی به کار برید و بقیه را شفاهی بیان کنید و سعی کنید یک پاورپوینت جذاب و حرفه ای طراحی کنید.

• به هم ریختگی کلمات

برخی از کلمات به خصوص کلماتی که حرف “ی” داشتند به هم ریخته شده بودند.

نتیجه: با توجه به تنظیماتی که در پاورپوینت وجود دارد می توانید فونت های استفاده شده را با فایل ذخیره کنید تا اگر قرار شد از کامپیوتر دیگری استفاده کنید این به هم ریختگی ایجاد نشود. همچنین می توان فایل پاورپوینت را به فرمت های دیگر مثل pdf  تبدیل کرد.

•    عدم شناخت صحیح از مخاطب 

یکی از نکاتی که اکثر افراد شرکت کننده به آن اعتراض داشتند موضوع انتخاب شده برای سمینار بود. موضوعی که هیچ سنخیتی برای این جمع نداشت و اگر در یک جای دیگر ارائه می شد می توانست جذاب باشد.

نتیجه: قبل از سخنرانی حتما اطلاعات کافی در مورد شرکت کنندگان داشته باشد و از فردی که از شما دعوت کرده است در مورد آن سازمان یا شرکت اطلاع کسب کنید.