چگونه جواب ایمیل به اساتید خارجی را به بهترین نحو ممکن بدهیم؟
چگونه جواب ایمیل به اساتید خارجی را به بهترین نحو ممکن بدهیم؟
چه نکاتی را در پاسخ به ایمیل اساتید خارجی خود باید رعایت کنیم؟
چرا پاسخ به ایمیل اساتید خارجی باید در نهایت دقت انجام شود؟
جواب ایمیل به اساتید خارجی چه نکات و آدابی دارد؟
انجام تحصیل در دانشگاه‌های خارج از کشور و یا دانشگاه‌های بین‌المللی آرزوی هر دانشجویی است.
بسیاری از دانشجویان از طریق گرفتن بورسیه تحصیلی در این دانشگاه‌ها به تحصیل می‌پردازند. البته برای گرفتن بورسیه علاوه بر داشتن مدرک زبان باید رزومه قوی نیز داشته باشید. قوی کردن رزومه از طریق نوشتن پایان نامه، تبدیل پایان نامه به کتاب، استخراج مقاله از پایان نامه و یا نوشتن انواع مقاله علمی امکانپذیر است. همچنین بعد از حضور در دانشگاه‌ها باید بتوانید به بهترین نحو ممکن از راه‌های مختلف مانند ایمیل، تلفن و… با اساتید خود ارتباط برقرار کنید.
یکی از راه‌های ارتباطی با اساتید همانطور که اشاره کردم؛ ایمیل است. در پاسخ دادن به ایمیل اساتید خارجی باید به نکات خاصی توجه شود. در واقع، رعایت این نکات نشان می‌دهد که عملکرد حرفه‌ای شما چگونه است. هنگامی که شما به صورت حرفه‌ای برای اساتید خود ایمیل ارسال می‌کنید، آنها نیز به حرفه‌ای بودن شما پی برده و جواب ایمیل شما را در کوتاهترین زمان و به بهترین نحو ممکن می‌دهند.
اگر شما هم می‌خواهید پاسخ ایمیل به اساتید خارجی را به بهترین نحو ممکن بدهید در ادامه برای آشنایی با این نکات همراه من باشید.
چگونه به بهترین نحو ممکن جواب ایمیل به اساتید خارجی را بدهیم؟
قطعاً نوشتن یک پاسخ بی‌عیب نقص به ایمیل اساتید، مستلزم یادگیری نکات خاصی است. اگر شما هم می‌خواهید همیشه مورد توجه اساتید خود باشید و پاسخ خود را به سرعت دریافت کنید، حتماً نکات زیر را مد نظر خود قرار دهید.
1. استفاده از ادبیات آکادمیک و دانشگاهی
اگر می‌خواهید دل اساتید خود را به دست آورید، حتماً باید در متن خود از ادبیات آکادمیک و دانشگاهی استفاده کنید. حتماً در دوران دانشجویی خود به اصطلاحاتی که اساتید با آن با هم و با دانشجویان حرف می‌زنند توجه کنید. این لحن، لحن آکادمیک و دانشگاهی است. از همین لحن علمی و آکادمیک نیز باید در جواب ایمیل به اساتید خارجی خود استفاده کنید.
2. به کاربردن اصطلاحات رسمی و مودبانه
رعایت نکات زیر به رسمی شدن و مودبانه شدن متن ایمیل شما کمک زیادی می‌کند:
- پس از وارد کردن آدرس ایمیل استاد، خود را معرفی کرده و مسئله‌ای را که بابت آن ایمیل ارسال کرده‌اید را بیان کنید. حتماً در ابتدا سلام کرده و مودبانه برخورد کنید.
- حتماً در انتهای متن از امضای خود استفاده کنید.
- استفاده از عناوین رسمی بسیار ضرورت دارد. می‌توانید عناوینی مانند دکتر و یا استاد را به کار ببرید. همچنین بهتر است دکتر یا استاد را همراه نام خانوادگی به کار ببرید. مثلاً جناب آقای دکتر رزمجو و یا حضور محترم استاد گرامی آقای دکتر رزمجو.
- حتماً حتی در ایمیل به اساتیدی که شما را می‌شناسند به طور کامل خود را معرفی و نام و نام خانوادگی خود را به کار ببرید.
3. به صورت مفید مختصر و کوتاه ایمیل ارسال کنید.
هیچکس حوصله خواندن یک متن طولانی را ندارد. مخصوصاً زمانی که آن فرد دغدغه کاری زیادی داشته باشد. حالا تصور کنید اساتید هر روز ایمیل‌های زیادی را از سوی دانشجویان دریافت می‌کنند. اگر این ایمیل‌ها متن طولانی داشته باشند، اساتید از خواندن آنها خسته شده و حتی ممکن است از دست دانشجو نیز عصبانی شوند. به همین دلیل به دانشجویان توصیه می‌شود که متن ایمیل خود را به صورت کاملاً کوتاه، مختصر و مفید بنویسند.
4. عدم وجود غلط املایی و نگارشی
قبل از ارسال ایمیل، ابتدا متن آن را روی یک کاغذ بنویسید، تایپ کنید و بعد متن را با دقت بخوانید. متن شما باید هیچگونه غلط املایی نداشته باشد. زیرا در صورت وجود غلط املایی، اساتید شما تصور می‌کنند که شما به اندازه کافی برای نوشتن ایمیل وقت نگذاشته‌اید. لحن بیان شما باید رسمی بوده و همچنین هیچگونه شکلک را به کار نبرید. تلاش کنید متن شما از لحاظ گرامر زبان انگلیسی مشکلی نداشته باشد. به همین دلیل زبان خود را در زمینه نوشتاری و گرامر تقویت کنید.
5. یک ایمیل جداگانه برای اساتید خود داشته باشید.
شاید شما هم افرادی را دیده باشید که آدرس ایمیل‌های عجیب و بدون نام را انتخاب می‌کنند. هیچوقت از یک ایمیل بدون نام و نشان به استاد خود ایمیل نزنید. زیرا در این صورت شخصیت شما در نزد استاد پایین می‌آید. هنگام ساختن ایمیل برای دانشگاه و مخصوص اساتید بهتر است ایمیلی را انتخاب کنید که در برگیرنده نام و نام خانوادگی باشد.
حتماً به این نکته مهم توجه داشته باشید که اگر ایمیل شما آدرس مناسبی نداشته باشد، به قسمت ایمیل‌های هرزنامه انتقال یافته و ممکن است استاد شما هرگز این ایمیل را مشاهده نکند.
6. قسمت موضوع ایمیل را حتماً تکمیل کنید.
اولین آیتمی که اساتید در ایمیل به آن توجه می‌کنند، موضوع است. به همین دلیل موضوع را به صورت شفاف و واضح در ایمیل خود بیان کنید. هنگامی که شما در قسمت موضوع، موضوع خود را وارد می‌کنید، اساتید می‌توانند بدون باز کردن ایمیل به موضوع آن پی ببرند.
وارد کردن موضوع ایمیل در قسمت گیرنده کمک می‌کند تا استاد قبل از باز کردن پیام، اطلاعات کلی در مورد موضوع آن داشته باشد.
7. عدم ارسال یک ایمیل طولانی
گاهی دانشجویان ایمیل‌های طولانی برای اساتید خود ارسال می‌کنند.
زیرا بسیاری از دانشجویان تصور می‌کنند، با نوشتن ایمیل طولانی استاد به ایمیل آنها توجه بیشتری خواهد کرد. این تصور اشتباه است. زیرا اساتید زمان کافی برای کنترل ایمیل‌های طولانی را ندارند. آنها باید روزانه به تعداد زیادی دانشجو مشاوره بدهند و حتی نمرات دانشجویان و… را بررسی کنند. به همین دلیل وقت اضافی ندارند. حتی اگر سوالی از استاد خود دارید قبل از ارسال آن را بررسی و در سایت‌های مختلف جستجو کنید. شاید با این کار بتوانید پاسخ سوال خود را پیدا کرده و وقت استاد خود را نگیرید. زیرا در این صورت حتی ممکن است استاد به ایمیل‌های ضروری شما نیز به سرعت پاسخ ندهد.
8. بررسی ایمیل پیش از ارسال
حتماً یکبار قبل از ارسال، ایمیل خود را با دقت بخوانید. لحن ایمیل و محتوای آن را از هر نظر بررسی کنید. تلاش کنید لحن شما زیاد صمیمی نباشد.
9. عدم بیان هرگونه شکایت در متن ایمیل
گاهی اوقات دانشجویان با اساتید خود به مشکل بر می‌خورند. این مشکل ممکن است در مورد پایان نامه، پروپوزال، نمره و… باشد. بهتر است دانشجویان کلیه مشکلات خود با اساتید را به صورت حضوری بیان نمایند؛ زیرا ممکن است بسیاری از اساتید از متن ایمیل شما سو برداشت کرده و آن را نامحترمانه تلقی کنند.
10. عدم بیان مشکلات شخصی
همیشه مسائل درسی و شخصی خود را از هم جدا کنید. بعضی از دانشجویان در متن ایمیل به مشکلات خانوادگی و مسائل شخصی خود می‌پردازند. حتماً به خاطر داشته باشید که در متن ایمیل باید به مسائل درسی خود اشاره کنید. اگر مشکلی در زمینه شخصی دارید؛ به عنوان مثال نمره کمی اخذ کرده‌اید باید به صورت حضوری مراجعه و مشکلات خود را با استاد در میان بگذارید.
11. با نهایت احترام و ادب برای استاد خود ایمیل بفرستید.
در متن ایمیل شما باید در نهایت ادب و احترام با استاد خود صحبت کنید. هرگز ارسال ایمیل با لحن توهین و بی‌ادبانه را به استاد خود انجام ندهید. منظور از بی‌ادبی حتماً استفاده از کلمات نامحترمانه نیست. گاهی اوقات دانشجو از عملکرد استاد و یا رفتار او راضی نیست و اقدام به ارسال یک ایمیل از روی نارضایتی درباره رفتار و عملکرد استاد خود می‌کند. اکثر اساتید با این نوع از ایمیل برخورد کرده و آن را یک نوع بی‌ادبی می‌دانند.
12. عدم عجله در دریافت پاسخ ایمیل
حتماً به این نکته مهم توجه داشته باشید که استاد شما هر روز ایمیل‌های زیادی از دانشجویان مختلف دریافت می‌کند. به همین دلیل وقت کمی برای پاسخ به ایمیل‌ها دارد. بنابراین صبور باشید و تلاش کنید از طریق تماس، به استاد برای مشاهده ایمیل، فشار وارد نکنید. زیرا در این صورت اساتید حتماً عصبانی می‌شوند.
13. ارسال یک ایمیل به استاد برای تشکر
اساتید به ایمیل دانشجویان معمولاً یا پاسخ مثبت و یا منفی می‌دهند. در هر دو حالت شما باید در قالب تشکر از استاد بابت جواب ایمیل خود قدردانی کنید. اما چرا این کار ضرورت دارد؟ در صورتی که جواب ایمیل شما مثبت باشد، قطعاً استاد برای بررسی نتیجه کار شما، وقت زیادی گذاشته و باید حتماً از زحمات استاد خود تشکر کنید. حتی بسیاری از دانشجویان به محض دریافت یک پاسخ منفی از سمت استاد خود، ضمن ارسال ایمیل تشکر از او می‌خواهند تا مسیر جدیدی را در آن زمینه به آنها نشان دهد.
بهترین زمان برای ایمیل زدن به اساتید چه زمانی است؟
دانشجویان می‌توانند در طی سال تحصیلی و حتی در ایام تعطیلات به اساتید خود ایمیل ارسال کنند. اما ارسال ایمیل به استاد اگر در زمان‌هایی صورت گیرد که استاد سرش شلوغ است؛ قطعاً دیرتر به سوال شما پاسخ می‌دهد. از مهمترین این زمان‌ها می‌توان به زمان شروع سال تحصیلی و پایان سال تحصیلی اشاره کرد.
کلام آخر
تحصیل در مقاطع بالاتر به دانشجویان امکان ساخت آینده‌ای روشن از لحاظ علمی و کاری را می‌دهد. البته تحصیل در دانشگاه‌های خارج از کشور و یا در واحدهای بین‌المللی مزایای مخصوص به خود را دارد. کلیه دانشجویانی که بورسیه شده‌اند و یا می‌خواهند بورسیه یا فاند تحصیلی دریافت کنند؛ باید برای تعامل بیشتر با اساتید خارجی خود، ابتدا نحوه ارتباط درست از طریق ایمیل، تلفن و… را بیاموزند. معمولاً بیشترین ارتباط دانشجویان با اساتید از طریق ایمیل انجام می‌شود. به همین دلیل دانشجویان باید با نحوه ارسال ایمیل به اساتید خارجی آشنا شوند. برای جواب به ایمیل اساتید خارجی باید به نکات مهمی توجه کنید. از مهمترین این نکات می‌توان به
- انتخاب کردن یک آدرس ایمیل با توجه به نام و نام خانوادگی
- عدم ارسال ایمیل درباره مشکلات خانوادگی و شخصی
- تهیه یک متن مختصر و کوتاه
- بیان شفاف و واضح
- نوشتن موضوع
و… اشاره کرد. اگر می‌خواهید استاد شما در کمترین زمان ممکن به متن ارسالی شما پاسخ دهد، حتماً این نکات را رعایت کنید. همچنین اگر به دنبال گرفتن بورسیه تحصیلی هستید، قبل از هر چیز انواع نمونه ایمیل به دانشگاه برای پذیرش را بررسی کنید و با توجه به انواع نمونه ایمیل انگلیسی به استاد برای پذیرش ایمیل برای اساتید خود ارسال کنید.
امیدوارم با خواندن این مقاله اطلاعات کافی در این زمینه به دست آورده باشید.
سوالات متداول:
- چرا باید حتی در صورت پاسخ منفی به درخواست خود، از استاد تشکر کنیم؟
هنگامی که شما در قالب یک ایمیل از استاد خود تشکر می‌کنید می‌توانید از او بخواهید راهکارهای جدیدی برای حل مسئله به شما معرفی کند.
- لحن ایمیل ارسالی به اساتید خارجی باید چگونه باشد؟
برای پاسخ به اساتید خارجی باید از لحن آکادمیک و دانشگاهی استفاده کنید.
- آیا نحوه پاسخ درست تاثیر در بررسی سریع ایمیل دارد؟
بله اساتید خارجی، به ایمیل‌هایی که در آن موضوع بیان شده و به صورت آکادمیک و دانشگاهی باشند، در کمترین زمان ممکن پاسخ می‌دهند.
روی تصویر کلیک کن تا گنج را ببینی
دیدگاهتان را بنویسید